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大理大學公文處理規定

來源:機要科| 作者:趙一 | 發布日期:2017-04-26| 閱讀次數:

    第一章  總  則
    第一條  為實現學校黨政公文處理工作的科學化、制度化、規范化,不斷提高公文質量和工作效率,根據《中國共產黨機關公文處理條例》、《國家行政機關公文處理辦法》和《國家行政機關公文格式》,結合我校實際情況,制定本規定。
    第二條  學校黨政公文,是我校黨政機關實施領導、處理公務的具有特定效力和規范格式的文書,是傳達貫徹黨和國家方針、政策、法律、指導、布置和商洽工作,請示和答復問題,報告和交流情況的工具。
    第三條  黨政公文處理指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔在內的一系列相互關聯、銜接有序的工作。
    第四條  公文處理應當做到實事求是、精簡、高效的原則,做到及時、規范、準確、安全、保密。
    第五條  公文處理必須嚴格執行國家保密法律、法規和其它有關規定,確保國家秘密的安全。
    第六條  黨政辦公室主管學校黨政公文處理工作,并配備秘書人員具體負責公文處理工作,不斷改進辦公手段,努力提高工作效率和質量。秘書人員應當有較高的政治和業務素質,工作積極,作風嚴謹,遵守紀律,恪盡職守。
 
    第二章  公文種類和適用范圍
    第七條  學校黨政公文常用的公文種類主要有:
    (一)決定。適用于對重要事項、重大問題或者重要工作做出決策和安排,獎懲有關單位及人員,變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。
    (二)意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。“意見”可以用于上行文、下行文和平行文。作為上行文,應按請示性公文的程序和要求辦理;作為下行文,下級機關應當遵守執行;作為平行文,僅供對方參考。
    (三)通知。適用于發布規章、任免和聘用干部、傳達上級機關的指示、轉發上級機關和不相隸屬機關的公文、批轉下級機關的公文、傳達要求下級機關辦理和需要有關單位共同執行或者周知的事項。
    (四)通報。適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情況。
    (五)通告。適用于公布各有關方面應當遵守或周知的事項。
    (六)報告。適用于向上級機關匯報工作、反映情況、提出意見或建議、答復上級機關的詢問,匯報重要的交辦事項的處理結果。
    (七)請示。適用于向上級機關請求指示、批準。
    (八)批復。適用于答復下級機關的請示事項。
    (九)函。適用于不相隸屬機關之間或同級之間商洽工作,詢問和答復問題,請求批準和答復審批事項。
    (十)會議紀要。用于記載、傳達會議情況和議定事項。
    第三章  公文格式
    第八條  公文一般由秘密等級和保密期限、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、附注、成文日期、印章、印發傳達范圍、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等部分組成。
    (一)發文機關標識。由發文機關全稱或者規范化簡稱加“文件”二字組成,用套紅大字居中印在公文首頁上部。聯合行文,主辦機關排列在前。我校只有學校黨政可以使用印有“中共大理大學委員會文件”和“大理大學文件”文件名稱的公文紙行文,校內除黨政辦公室、紀律檢查委員會、工會、團委以外,其他單位均不得使用印有“××文件”文件名稱的公文紙行文,有重要事項確需行文的;公文眉首只能使用套紅居中印有發文機關名稱的信箋紙。
    (二)密級。公文的秘密等級。秘密等級分為“絕密”、“機密”、“秘密”。凡標識秘密等級而未標識保密期限的公文其保密期限按絕密級30年、機密級20年、秘密級10年認定。
    (三)發文字號。由發文機關代字、發文年份和發文順序號組成。我校校級公文發文代字為大院黨、大院,分別代表校黨委、校行政以及校黨委和行政聯合發文。此外還有大院黨辦、大院辦、大院黨組、大院黨宣、大院紀、大院教、大院人、大院研、大院科、大院就、大院學、大院財、大院外、大院資、大院保、大院后、大院繼等分別代表學校對某一方面工作的專門行文。紀律檢查委員會發文代字為大院紀,校工會發文代字為大院工,校團委發文代字為大院團,黨政辦公室發文代字為大院黨辦、大院辦。聯合行文,一般只標明主辦部門的發文字號。校級公文編號歸口黨政辦公室。校內各單位自行發文不得以“大院”字起首。
    (四)簽發人。上行文應在發文字號右側標注簽發人、合簽人姓名。其中“請示”應當在附注處注明聯系人的姓名和電話。
    (五)標題。由發文機關名稱、公文主題和文種組成,位于發文字號下方。
    1.公文標題中除法規、規章名稱加書名號外,一般不用標點符號。
    2.下發規章用“發布”;下發本機關產生的公文用“印發”;下發下級機關的公文用“批轉”;下發上級、同級或不相隸屬機關的公文用“轉發”。
    (六)主送機關。主要受理公文的機關。主送機關名稱應當用全稱或者規范化簡稱、統稱,位于正文上方,頂格排印。
    (七)正文。公文的主體,用以表述公文的內容,位于標題或主送機關下方。
    (八)附件。公文如有附件,應當注明附件順序和名稱。附件序號使用阿拉伯數碼,附件名稱后不加標點符號。
    (九)發文機關署名。應當用全稱或者規范化簡稱,位于正文右下方。
    (十)成文日期。以負責人簽發日期為主;聯合行文,署最后簽發機關負責人的簽發日期。成文日期應用漢字寫明年、月、日(“零”寫為“O”),位于發文機關署名右下方。
    (十一)印章。除會議紀要和印制有特定版頭的普發性公文外,公文應當加蓋發文機關印章;聯合下發的公文,發文機關都應當加蓋印章。印章必須與正文同處一面但不得壓正文。
    (十二)印發傳達范圍。加括號標注于成文日期左下方。
    (十三)附注。公文如有附注(需要說明的其他事項),應當加括號標注。附注的位置在成文日期和印章之下,版記之上。
    (十四)主題詞。按上級機關的要求和《公文主題詞表》標注,位于抄送機關上方。
    (十五)抄送機關。指除主送機關以外的其他需要執行或知曉公文的其它機關,應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。
    (十六)印制版記。由公文印發機關名稱、印發日期和份數組成,位于公文末頁下端。
    第九條  文字從左至右橫排。公文用紙規格一般采用國際標準A4型(長297MM,寬210MM)左側裝訂。張貼的公文用紙大小,根據實際需要確定。
    第十條  學校黨政公文版頭的主要形式及適用范圍:
    《中共大理大學委員會文件》、《大理大學文件》用于學校黨委、校行政發布傳達貫徹黨和國家的方針、政策、法律、法規和規章及有關規定,作出重要工作部署,轉發上級機關的文件,批轉下級部門的重要報告,通知重要事項、任免干部,批復下級部門的請示,向上級機關報告、請示工作等。
    第四章  行文規則
    第十一條  行文應當確有必要,要大力精簡公文,注重實效??砂l可不發的公文不發,可長可短的公文要短。
    第十二條  黨政機關及其工作部門的行文關系,根據各自的隸屬關系和職權范圍確定:
    (一)向上級機關行文,應當主送一個上級部門;如需其他相關的上級部門閱知,可以抄送。不得越級向上級機關行文,尤其不得越級請示問題;因特殊情況必須越級行文時,應當同時抄送被越過的上級機關。
    (二)向下級機關的重要行文,應當同時抄送發文機關的直接上級機關。
    (三)黨政各部門在各自職權范圍內可以向下級黨政機關的相關部門行文。部門之間有關問題未經協商一致,不得各自向下行文。
    (四)同級黨的組織、黨的組織與其他同級組織之間必要時可以聯合行文。
    (五)不隸屬機關之間一般用函行文。
    第十三條  受雙重領導的部門向上級機關行文,應當寫明主送部門和抄送部門,由主送部門負責答復其請示事項。上級機關向受雙重領導的下級部門行文,應當抄送其另一上級機關。
    第十四條  向上級機關請示問題應當一文一事,不應當在非請示公文中夾帶請示事項。請示、報告必須嚴格分開,公文不得用“請示報告”字樣。
    請示事項涉及其他部門業務范圍時,應當經過協商取得一致意見,并應當在請示中寫明。除特殊情況外,請示應當送上級機關的辦公室按規定程序處理,不應直接送負責者個人。未經學校黨政同意或授權,不得越過學校黨政向上級黨政主管部門請示重大問題。
    第十五條  對不符合行文規則的上報公文,上級機關可退回下級呈報機關。
    第十六條  各有關部門或校屬各學院以學校名義起草的公文以及向學校呈送的請示、報告,一般須經部門或校屬學院黨政主要負責人審核并簽署意見,對涉及其他部門業務范圍的公文,還應送有關部門會簽后,方可送黨政辦公室,由黨政辦公室呈送學校領導閱批。對不按程序處理的公文,黨政辦公室可不予辦理;對未經黨政辦公室辦理的公文,學校領導可不予閱批。
    第十七條  在學校黨政公文中,實行文件、函件分開,控制發文規格,嚴格公文使用范圍。凡就具體事項與有關部門或單位進行商榷;答復有關部門和單位的重要詢問;批復下級機關的請示;向上級領導和部門報告(通報)具體事項等,一律使用“中共大理大學委員會”、“大理大學”函件。“中共大理大學委員會”、“大理大學”函件眉頭上“中共大理大學委員會”、“大理大學”套紅居中,函件的發文字號標注于信箋紙“中共大理大學委員會”、“大理大學”名稱下方。
    第五章  公文草擬
    第十八條  草擬公文應當做到:
    (一)符合黨和國家的路線、方針、政策和法律、法規及上級機關的指示,完整、準確地體現發文機關的意圖,并同現行有關公文相銜接。如提出新的政策、規定等,要切實可行并加以說明。
    (二)全面、準確地反映客觀實際情況,提出政策、措施切實可行。 
    (三)觀點明確,條理清晰,內容充實,結構嚴謹,表述準確。
    (四)開門見山,文字精練,用語準確,篇幅簡短,文風端正。
    (五)人名、地點、時間、數字、引文準確。公文中漢字和標點符號的用法符合國家發布的標準方案,計量單位和數字用法符合國家主管部門的規定。引用公文應當先引標題,后引發文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。
    (六)文種、格式使用正確。
    (七)文內使用非規范化簡稱,應當先用全稱并注明簡稱。
    (八)公文中的數字,除成文日期,部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外,應當使用阿拉伯數字。
    (九)結構層次序數,第一層為“一、”,第二層為“(一)”,第三層為“1.”,第四層為“(1)”。
    第十九條  起草重要公文應當由負責人親自起草或親自主持、指導,進行調查研究和充分論證,征求有關部門意見。
    凡全校性重要文稿,由有關部門擬搞,黨政辦公室審核;凡各項業務工作的文稿,由主辦部門擬稿。文稿第一頁必須使用大理學院發文申請單;草擬公文盡量為打印件,文稿應整潔,條理清楚,材料準確,文字要簡明。草擬修改批閱公文用筆應符合公文歸檔要求,應如實保留修改的痕跡。對不符合要求的文稿,黨政辦公室可退回擬稿單位修改或重寫。
    第六章  公文校核
    第二十條  公文文稿送負責人審批之前,應當由黨政辦公室進行審核,公文審核的基本任務是協助保證公文的質量,以保證文件的準確性、嚴肅性和權威性。公文審核的內容是: 
    (一)是否確需行文;
    (二)內容是否符合黨和國家的路線、方針、政策和法律、法規及上級機關的指示精神,是否完整、準確地體現發文機關的意圖,并同現行有關公文銜接;
    (三)涉及有關部門業務的事項是否經過協商并取得一致意見;
    (四)所提措施和辦法是否切實可行;
    (五)呈批手續是否齊全,人名、地名、時間、數字、引文和文字表述、密級、印發傳達范圍、主題詞是否準確、恰當,漢字、標點符號、計量單位、數字的用法及文種使用、公文格式是否符合規定,并決定使用何種發文代字。
    第二十一條  文稿如需作較大修改,應當與原起草部門協商或請其修改。
    第二十二條  己經負責人審批過的文稿,在下發印制前應再作校核。校核的重點是:審批、簽發手續是否完備,附件材料是否齊全,格式是否統一、規范等。經校核如需作涉及內容的實質性修改,須報原審批負責人復審。
    第二十三條  以學校名義編號發出的公文,一校由文件擬稿者校對,二校、三校由黨政辦公室校對,校對完畢后,校對人在公文處理單上簽名后方可正式繕印。
    第七章  公文的簽發
    第二十四條  公文須經本部門、本學院負責人簽署意見,黨政辦公室審核后交學校領導簽發。重要公文應由主要負責人簽發。聯合發文,須經所有聯署部門的負責人會簽。負責人簽發公文,應當明確簽署意見,并寫上姓名和時間。
    第八章  公文辦理和傳遞
    第二十五條  公文辦理分為收文辦理和發文辦理。收文辦理指對收到公文的辦理過程,包括公文的簽收、登記、審核、擬辦、承辦和催辦等程序。公文經起草、校核和領導審批簽發后轉入發文辦理,發文辦理包括公文的核發、登記、印制和分發等程序。
    (一)簽收。收到有關公文并以簽字或者蓋章的方式給發文方以憑據。簽收公文應當逐件清點,如發現問題,應當及時向發文機關查詢,并采取相應的處理措施。
    (二)登記。公文辦理過程中就公文的特征和辦理情況進行記載。登記應當將公文標題、密級、發文字號、發文機關、成文日期、主送機關、份數、收發文日期及辦理情況逐項填寫清楚。
    (三)擬辦。秘書人員對需要辦理的公文提出辦理意見,并提供必要的背景材料,送負責人批示。
    (四)批辦。黨政辦公室根據授權或者有關規定將需要辦理的公文請主管負責人批示或者主管部門研辦。對需要兩個以上部門辦理的,應當指明主辦部門。
    (五)分發。秘書人員根據有關規定或者負責人批示將公文送有關負責人和部門。
    (六)傳閱。秘書人員根據負責人批示或者授權,按照一定的程序將公文送有關負責人閱知或者批示。辦理公文傳閱應當隨時掌握公文去向,避免漏傳、誤傳和延誤。
    (七)承辦。主管部門對需要辦理的公文進行辦理。凡屬承辦部門職權范圍內可以答復的事項,承辦部門應當直接答復呈文機關;凡涉及其他部門業務范圍的事項,承辦部門應主動與有關部門協商辦理,凡須報請上級機關審批的事項,承辦部門應當提出處理意見并擬文稿,一并送請上級機關審批。
    (八)催辦。秘書人員對公文的承辦情況進行督促檢查。催辦貫穿于公文處理的各個環節。對重要公文應當及時催辦,對一般公文應當定期催辦,并隨時或者定期向負責人反饋辦理情況。
    (九)核發。秘書人員在公文正式印發前,對公文的審批手續、文種、格式等進行復核,確定發文字號、分送單位和印制份數。
    (十)印制。黨政公文由學校文印室負責印制。應當做到準確、及時、規范、安全、保密。秘密公文應當采取相應的保密措施。
    第二十六條  公文處理過程中,應當使用符合存檔要求的書寫材料。需要送請負責人閱批的傳真件,應當復制后辦理。
    第二十七條  秘密公文應當通過機要交通(或機要通信)傳遞、密電傳輸或者計算機網絡加密傳輸,不得密電明傳,明電密電混用。
    第九章  公文管理
    第二十八條  黨政公文由黨政辦公室指派專人統一管理。有關人員應當切實做好公文的管理工作,既發揮公文效用,又有利于公文保密。
    第二十九條  秘密公文的印發傳達范圍應當按照發文機關的要求執行,下級機關、不相隸屬機關如需要變更,須經發文機關批準。
    第三十條  公開發布黨政公文,須經發文機關批準。經批準公開發布的公文,同發文機關正式印發的公文具有同等效力。
    第三十一條  復制上級組織有關秘密公文,須經發文組織機關批準或者授權。翻印件應當明確翻印組織機關名稱、翻印日期和份數;復印件應當加蓋復印機關戳記。復制的公文應當與正式印發的公文同樣管理。
    第三十二條  匯編上級組織機關的秘密公文,須經發文組織機關批準或者授權。公文匯編本的密級按照編入公文的最高密級標注并進行管理。
    第三十三條  絕密級公文應當由黨政辦公室指定專職機要工作人員管理,并采取嚴格的保密措施。
    第三十四條  專職機要工作人員應當按照規定對秘密公文進行清理、清退和銷毀,并向主管部門報告公文管理情況。
銷毀秘密公文,必須嚴格履行登記手續,經主管負責人批準后,由二人監銷,保證不丟失、不漏銷。個人不得擅自銷毀公文。
    第三十五條  部門合并時,全部公文應當隨之合并管理。部門撤銷時,需要歸檔的公文立卷后按照有關規定移交檔案部門,其他公文按照有關規定登記銷毀。工作人員調離工作崗位時,應當將本人暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。
    第三十六條  密碼電報的使用和管理.按照有關規定執行。
    第十章  公文立卷歸檔
    第三十七條  公文辦理完畢后,秘書人員應當按照有關規定將公文的定稿、正本和有關材料收集齊全,進行立卷歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。
    第三十八條  兩個以上部門聯合辦理的公文,原件由主辦部門立卷歸檔,相關機關保存復制件。部門負責人兼任其他部門職務的,在履行其所兼職務過程中形成的公文,由其兼職的部門立卷歸檔。
    第十一章  公文保密
    第三十九條  公文處理必須嚴格遵守《中華人民共和國保守國家秘密法》及有關保密法規,遵守黨的保密紀律,確保黨和國家秘密的安全。
    凡泄露或出賣黨和國家秘密公文的.依照有關法律、法規的規定進行處理。
    第四十條  秘密公文的密級按其內容及如泄露可能對黨和國家利益造成危害的程度劃分為“絕密”、“機密”、“秘密”,不公開發表又未標注密級的公文,按內部公文管理。
    第四十一條  發文機關在擬制公文時,應當根據公文的內容和工作需要,嚴格劃分密與非密的界限;對于需要保密的公文,要準確標注其密級。公文密級的變更和解除由發文機關或其上級機關決定。
    第四十二條  丟失公文或造成失、泄密者,學校將視其情節和后果輕重分別給予當事人和有關領導通報批評或紀律處分。造成重大損失的,學校將依據國家的有關規定追究當事人的法律責任。
    第十二章  附  則
    第四十三條  公文處理中涉及電子文件的有關規定另行制定。
    第四十四條  本規定由黨政辦公室負責解釋。

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